GEWA und die ESA - Ein Schritt in die digitale Zukunft

Zahlreiche stiftungsrelevante Dokumente fachgerecht aufbereiten, scannen und digital erfassen bedeutet eine Menge Arbeit. Seit Oktober 2022 wird die ESA dabei fachgerecht von der GEWA unterstützt.

Die Eidgenössische Stiftungsaufsicht beaufsichtigt rund 5'300 Stiftungen. Im Zuge ihrer Digitalisierung stand sie vor der Herausforderung, ihre bisherigen Papierdossiers zu strukturieren und zu digitalisieren. Das bedeutete, dass 100'000 von Dokumenten fachgerecht aufbereitet, gescannt und digital erfasst werden mussten. Dabei war für die ESA wichtig, dass sie jederzeit Zugang zu den relevanten Dokumenten hat, um dringende Geschäfte bearbeiten zu können.

Seit Oktober 2022 scannt die GEWA nun die Papierdossiers, holt regelmässig neue Chargen ab und bringt die gescannten Dokumente zurück. Die GEWA prüft zudem die Qualität der digitalen Dokumente und bereitet sie so auf, dass diese automatisiert in das Geschäftsverwaltungssystem der ESA eingelesen werden können.

Die ESA ist Teil des Eidgenössischen Departement des Innern und so liegen ihr Themen wie Integration und Empowerment besonders am Herzen. Zudem ist sie darauf angewiesen, qualitativ hochstehend verarbeitete digitale Dokumente nutzen zu können, die auch bei Verfahren vor Gerichten standhalten.

Äusserst wertvoll ist dieser Auftrag für die Mitarbeitenden der GEWA, welche sich nicht gewöhnt sind, längere Zeit am PC zu arbeiten, denn er bietet eine Abwechslung von manueller Arbeit, also der Vorbereitung der Dossiers, und der Arbeit am PC.

Oliver Wenger, Leiter Zentrale Dienste ESA, ist von der Zusammenarbeit mit der GEWA überzeugt: «Mit der GEWA haben wir eine Partnerin und ein Team kennengelernt, das einen wertschätzenden Umgang mit Kunden und Mitarbeitenden gleichermassen pflegt und welcher wir unsere Dokumente anvertrauen können.»

Die ESA ist stolz darauf, mit der GEWA eine Partnerin gefunden zu haben, die sie dabei unterstützt, rasch und flexibel ihre Dokumente zu digitalisieren und so effizientere Prozesse und Abläufe zu ermöglichen.